¿Cuánto le cuesta realmente el papel a tu empresa?

Hay un gasto que casi ninguna empresa en México tiene bien calculado: el costo real del papel.

No hablamos únicamente del precio de las hojas, los cartuchos de tóner o los equipos de impresión. Esos gastos aparecen en el presupuesto y son relativamente fáciles de controlar.

Hablamos de los costos que permanecen ocultos: el tiempo que tarda un empleado en localizar un documento antes de una auditoría, los errores ocasionados al transcribir información manualmente, los reprocesos derivados de un documento que no llegó al sistema y el espacio destinado a conservar archivos físicos durante varios años.

Ese costo existe, afecta la operación y, en muchas organizaciones, todavía no se está midiendo.

El problema no es imprimir, sino no saber por qué se imprime

Muchas empresas saben que utilizan más papel del necesario, pero no cuentan con información suficiente para identificar en qué áreas se genera, por qué se utiliza y qué sucede con los datos después.

Sin esta visibilidad, cualquier iniciativa para reducir impresiones, digitalizar documentos o automatizar procesos se realiza prácticamente a ciegas.

En INTERLACE llevamos casi dos décadas trabajando con organizaciones de sectores como manufactura, retail, servicios financieros y farmacéutica. Durante este tiempo hemos identificado tres procesos en los que el papel suele generar costos ocultos de manera recurrente.

1. Gestión de inventarios: información que todavía se captura en papel

Actualmente existen distintas herramientas para registrar inventarios en tiempo real. Sin embargo, muchas operaciones continúan utilizando hojas impresas para realizar conteos físicos, registrar movimientos y validar entradas o salidas de almacén.

El costo no se encuentra únicamente en la impresión de esas hojas. El verdadero problema aparece cuando la información debe transcribirse manualmente al sistema.

Este proceso puede ocasionar errores, retrasos y diferencias entre lo que indica el sistema y lo que realmente se encuentra en el almacén.

Digitalizarlo no siempre requiere reemplazar toda la infraestructura. En muchos casos, el primer paso consiste en identificar los puntos donde se genera el papel y sustituirlos por mecanismos de captura digital desde el momento de la operación.

2. Facturación: un proceso digitalizado solo parcialmente

México cuenta con uno de los sistemas de facturación electrónica más desarrollados de América Latina. El CFDI es obligatorio desde hace más de una década y ha reducido considerablemente la necesidad de emitir facturas en papel.

A pesar de ello, muchas empresas mantienen procesos paralelos de impresión: copias para validación, documentos de soporte para autorizaciones internas y comprobantes que se imprimen “por si acaso”, pero que terminan almacenados sin volver a consultarse.

En este caso, la oportunidad no necesariamente está en cambiar el sistema de facturación, sino en revisar el proceso interno y eliminar los pasos que duplican en papel la información que ya existe en formato digital.

3. Entrega y recepción de documentos: archivos físicos que siguen creciendo

Las empresas deben conservar ciertos documentos fiscales, contables y comerciales durante periodos prolongados. Esto provoca que el volumen de archivos físicos aumente año con año, especialmente cuando no existe una estrategia para digitalizar la información desde su origen.

Los documentos continúan trasladándose físicamente entre sucursales, se firman de manera autógrafa cuando es necesario y se almacenan en espacios donde localizar un expediente específico puede tomar horas.

La solución no consiste en ignorar las obligaciones legales, sino en comprenderlas correctamente para determinar:

• Qué procesos pueden digitalizarse por completo.
• Cuáles necesitan conservar documentos físicos.
• Qué partes pueden automatizarse.
• Cómo organizar la información para localizarla rápidamente.

¿Cómo empezar a medir estos costos ocultos?

La respuesta no comienza necesariamente con la compra de más tecnología. El primer paso es mapear los procesos actuales.

Antes de invertir en digitalización o en Servicios Administrados de Impresión, una organización debe responder tres preguntas:

• ¿En qué procesos se genera papel?
• ¿Por qué se sigue utilizando?
• ¿Qué ocurre con esa información después?

Las respuestas serán diferentes para cada empresa, pero la metodología es la misma: realizar un diagnóstico del entorno actual, identificar los puntos de ruptura entre los procesos físicos y digitales, y evaluar las obligaciones normativas relacionadas con cada documento.

En INTERLACE comenzamos nuestros proyectos con este diagnóstico. Sin una evaluación adecuada, cualquier solución puede reducir temporalmente el problema, pero no resolver su causa.

Transforma la impresión en un proceso más eficiente

Conocer el costo real del papel permite reducir errores, agilizar procesos, optimizar espacios y tomar mejores decisiones sobre la infraestructura de impresión.

Si quieres descubrir cuánto le está costando el papel a tu organización más allá de los consumibles, en INTERLACE podemos ayudarte a analizar y optimizar tus procesos.

Contáctanos en interlace.com.

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