La guía que contribuye a la evolución digital: retos y oportunidades

Dos décadas de historia, datos de mercado verificados y la perspectiva de uno de los pioneros de MPS con HP en México

Por Fernando Martínez Ramos

Cuando se habla de Servicios Administrados de Impresión (MPS), la mayoría de las empresas en México todavía piensa en “rentar impresoras”. Es un error de percepción que le cuesta caro a las organizaciones: en 2019, este mercado ya representaba 300 millones de dólares en el país, y hoy se proyecta que supere los 790 millones para 2025. Detrás de esa cifra hay una industria que ha evolucionado del hardware al dato, de la impresión al IoT, y de la gestión de dispositivos a la automatización con inteligencia artificial. En INTERLACE llevamos casi dos décadas dentro de esa evolución —desde el primer sistema de MPS implementado en México en 2008— y este es nuestro análisis sobre hacia dónde va la industria.

Antecedentes

El modelo de Servicios Administrados de Impresión (MPS) se consolidó como categoría de servicio a partir de un cambio estratégico de los principales fabricantes, que migraron de un enfoque transaccional de venta de hardware hacia un modelo de servicio gestionado con contrato recurrente. En 2005, Xerox formalizó este giro al reposicionar su marca corporativa en torno a servicios de tecnología y consultoría documental. Para 2011, la categoría alcanzó suficiente madurez de mercado para que IDC publicara su primer MarketScape dedicado a evaluar proveedores de MPS a nivel mundial, estableciendo un marco de referencia formal para la industria.

Entre 2012 y 2016, el mercado latinoamericano registró una expansión significativa. Proyecciones de IDC de 2012 estimaban un crecimiento de entre 20% y 30% en tres años para la región, con México identificado como uno de los mercados prioritarios. Dicho crecimiento se confirmó: datos de IDC de 2016 documentaron un incremento superior a 40 puntos porcentuales en la penetración de MPS en México durante ese año, en línea con una proyección de industria que estimaba que para 2020 cerca del 45% de la base instalada de impresión en Latinoamérica operaría bajo modalidad contractual.

El mercado mexicano alcanzó una valuación de US$300 millones en 2019, según IDC, previo a la contracción derivada de la pandemia, que se proyectó en 30% respecto al año anterior. Este punto de inflexión marcó el inicio de la fase de reconfiguración del modelo que se aborda en la siguiente sección.

Línea de tiempo: la evolución del MPS y la participación de INTERLACE, 2005–2025

Fuentes: IDC (2011, 2016, 2019, 2023–2025), Xerox, HP/ITSitio, historia corporativa de INTERLACE

INTERLACE en la evolución del MPS en México

INTERLACE se incorporó como canal certificado dentro del ecosistema de partners que HP consolidó en México durante la formalización del modelo de Servicios Administrados de Impresión. Este ecosistema fue impulsado por el equipo liderado por Pamela González de la Garza desde HP, quien sentó las bases operativas y comerciales para los partners del programa MPS en el país, entre ellos INTERLACE. En 2008, INTERLACE implementó el primer sistema de MPS para PPD Pharmaceutical, posicionándose como pionera del modelo en el mercado mexicano.

Ese liderazgo dentro del ecosistema HP ha sido reconocido de forma sostenida a lo largo de casi dos décadas. INTERLACE ha recibido el Premio Monarca en siete ocasiones —2010, 2012, 2015, 2018, 2020, 2023 y 2025— en las categorías de Mejor Partner del Año, Mayor Crecimiento y Mayores Inversiones en Tecnología. A nivel regional, la compañía fue distinguida como Best Partner: Mexico en el Americas Partner Convention de HP, celebrado en Las Vegas en 2017.

¿En qué consiste realmente un servicio de MPS?

Un error común es equiparar los Servicios Administrados de Impresión con la simple renta de equipos. En la práctica, un programa de MPS integra varias capas de gestión que operan de forma simultánea: diagnóstico y diseño de la infraestructura de impresión, monitoreo remoto y predictivo del consumo de insumos, políticas de impresión segura por usuario y por documento, integración con los flujos de trabajo digitales de la organización, y reportes de uso que sustentan decisiones de optimización continua.

La predicción de fallas y consumibles ya no depende de estimaciones manuales, sino de herramientas de Internet de las Cosas (IoT) desarrolladas por los propios fabricantes. Un ejemplo es Smart Device Services (SDS) de HP, una tecnología en la nube que permite anticipar fallos de partes, detectar el desgaste de componentes críticos y monitorear en tiempo real el estado de los consumibles antes de que se genere una interrupción operativa.

En materia de seguridad, sin embargo, la conversación suele quedarse en un solo nivel: proteger el dispositivo como punto de acceso a la red. Se deja de lado una capa igualmente crítica —la seguridad física del documento— que responde a preguntas operativas concretas: ¿quién tiene permiso de imprimir determinado documento?, ¿quién puede escanearlo, copiarlo o enviarlo por correo o a la nube? Esta capa se omite con frecuencia durante la implementación, sin que se valide formalmente quién puede ejecutar cada una de estas acciones sobre cada tipo de documento. El resultado es un riesgo real de fuga de información, con impactos que van más allá de lo tecnológico: cumplimiento regulatorio, exposición legal, y pérdida de confianza de clientes o socios de negocio.

Evolución reciente: sostenibilidad, datos y automatización inteligente

Los países que marcan el ritmo

La reducción del papel en las organizaciones está directamente correlacionada con la madurez del gobierno digital de cada país. El referente más confiable para medirla es el Índice de Desarrollo de Gobierno Electrónico (EGDI) de la ONU, cuya edición 2024 ubica a Dinamarca, Estonia y Singapur como los tres países líderes a nivel mundial. España asciende posiciones en el grupo de cabeza del ranking global, y a nivel de ciudades, Madrid destaca como co-líder junto a Tallín.

El avance es medible: el promedio mundial del EGDI pasó de 0.6102 en 2022 a 0.6382 en 2024, y por primera vez el 39% de los países analizados alcanzó valores muy elevados en el índice. Los países con gobiernos más digitalizados generan un entorno donde procesos que antes requerían papel —firmas, trámites, comprobantes— migran de forma natural a formato digital, reduciendo la dependencia estructural de la impresión.

El reto real: no es imprimir menos, es medir mejor

Según datos citados por proveedores del canal en México, IDC, Gartner, Quocirca, MarketsandMarkets y Statista coinciden en que el mercado mexicano de MPS creció entre 5% y 7% anual en 2024 y 2025, impulsado en buena medida por sostenibilidad y digitalización. Ese crecimiento, sin embargo, choca con una limitación estructural: la falta de datos confiables para sustentar decisiones. A nivel global, el 78% de las organizaciones considera importante que su proveedor de MPS supervise el impacto ambiental de su entorno de impresión, pero muchas citan la falta de datos como el principal obstáculo para reducir ese impacto.

Para el canal en México, esto se traduce en retos operativos muy concretos: la resistencia de clientes a migrar de un modelo tradicional, la complejidad de gestionar múltiples contratos, y la necesidad de educar sobre el valor a largo plazo del modelo de datos y analítica.

El caso real: cuando la firma autógrafa es obligatoria y el dato se pierde en el camino

La firma autógrafa —la que una persona traza de su puño y letra, y que individualiza al firmante y expresa su voluntad de obligarse— sigue siendo un requisito insustituible en ciertos actos jurídicos y trámites frente al sector gobierno en México, incluso en plena era de la firma electrónica. Cualquier reproducción mecánica queda fuera de esta definición: para ciertos procesos administrativos y regulatorios, el documento debe imprimirse, firmarse a mano, y regresar con acuse de recibo físico como evidencia.

El problema no es la impresión ni la firma en sí, sino lo que ocurre después: cuando el dato capturado en ese documento firmado no se sincroniza correctamente con la logística de distribución, recolección y seguimiento, se generan diferencias entre lo que el sistema espera y lo que realmente ocurrió en campo. Un acuse firmado que no se registra a tiempo, una entrega que no coincide con el estatus del sistema —estas discrepancias se traducen en reprocesos, tiempo operativo perdido y costos directos para la empresa, además de exposición ante el propio requerimiento regulatorio que originó el proceso.

De la captura del dato a la automatización con agentes de IA

Este reto tiene nombre técnico dentro de la industria: Intelligent Document Processing (IDP). De acuerdo con Microsoft, socio tecnológico de INTERLACE, el IDP es una solución de software que captura, transforma y procesa datos de documentos —correos electrónicos, texto, Word, PDF o documentos escaneados— combinando visión artificial, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático para analizar, categorizar y exportar esa información hacia sistemas externos. Una implementación efectiva genera un intercambio de conocimiento más rápido, una reducción en los costos de procesamiento y menos errores humanos asociados a la extracción manual de datos.

La adopción de herramientas IoT para la gestión de consumibles, mantenimiento predictivo y atención de incidentes técnicos —como Smart Device Services de HP— representa un avance significativo. Sin embargo, el verdadero reto no está en generar el dato dentro del propio ecosistema de impresión y escaneo, sino en lograr que ese dato salga de ahí y se vincule de forma estructurada con los sistemas centrales de la organización: el ERP y el CRM.

Una vez que ese dato está estructurado y conectado, se abre la posibilidad de un siguiente nivel de madurez: los agentes de inteligencia artificial. Las plataformas de integración con IA sincronizan datos, aplican normas empresariales de forma consistente y reducen tareas manuales y repetitivas, con agentes que supervisan cambios en los datos, toman decisiones contextuales y activan flujos de trabajo en tiempo real sin intervención humana. Para la industria de impresión, la ruta recomendada es progresiva: comenzar con un agente que clasifique solicitudes entrantes y genere tickets estructurados, para luego escalar hacia una arquitectura que combine un modelo de lenguaje con una base de conocimiento conectada al sistema de gestión (MIS) y al CRM de la organización.

Estos agentes pueden operar de forma individual —resolviendo tareas repetitivas o conversacionales puntuales— o como una red coordinada de agentes especializados, donde cada uno atiende un caso de uso específico dentro de un flujo de trabajo mayor. Este es, en última instancia, el horizonte hacia el que se dirige la evolución del MPS: de un servicio que gestiona dispositivos, a una capa de datos que alimenta la automatización inteligente de toda la organización.

El MPS en números

Áreas de oportunidad

A pesar de la madurez del modelo MPS, la mayoría de las organizaciones en México todavía opera sin guías formales de operación para su entorno de impresión, sin documentación estructurada de procesos, y sin una evaluación clara de los riesgos operacionales que esto genera. La consecuencia directa es que nadie dentro de la organización tiene visibilidad real de en qué procesos específicos se puede reducir el papel de forma efectiva —la decisión suele quedar en manos de la intuición, no del análisis.

Desde la experiencia operativa de INTERLACE con clientes de distintos sectores, hemos identificado tres procesos donde esta brecha es sistemática y se repite independientemente del giro de la empresa:

• Gestión de inventarios, que continúa dependiendo de conteos y registros impresos en lugar de captura digital en el punto de operación.
• Facturación, donde —pese a que México cuenta con un esquema de facturación electrónica obligatorio (CFDI) desde hace más de una década— múltiples procesos internos de validación, autorización y archivo de soporte siguen generando impresión paralela innecesaria.
• Entrega-recepción de documentos, un proceso que continúa apoyándose en valijas físicas para trasladar documentación entre sucursales, oficinas o con proveedores externos, con el consecuente resguardo prolongado de esos documentos en papel.

Esta última área tiene una base legal que explica por qué es tan difícil de eliminar por completo: el Código Fiscal de la Federación exige conservar la contabilidad y documentación comprobatoria durante cinco años, mientras que el Código de Comercio extiende esa obligación hasta 10 años para libros, registros y documentos del negocio. El resultado práctico es que las empresas terminan resguardando volúmenes crecientes de papel por obligación normativa, sin que exista necesariamente un proceso de digitalización que reduzca ese volumen desde su origen. Esta acumulación incrementa el costo de espacio físico, ralentiza las auditorías al dificultar la localización de documentos específicos, y eleva el riesgo de exposición de datos sensibles cuando el archivo no tiene un control de acceso adecuado.

Eficiencias comprobadas

La experiencia de INTERLACE con clientes de distintos sectores confirma que la reducción de impresión no es una meta uniforme, sino que varía según el proceso y su naturaleza regulatoria. En ciertos casos, hemos ayudado a organizaciones a eliminar por completo la impresión de un proceso específico —como ocurre con la facturación, donde la migración hacia el esquema 100% digital de CFDI permite retirar la impresión física sin comprometer el cumplimiento fiscal.

En otros procesos, la eficiencia no se logra eliminando la impresión, sino transformándola hacia un modelo más económico y operativamente más simple. Un ejemplo es la migración de esquemas de impresión tradicionales hacia impresión de punto de venta, que reduce significativamente el costo por transacción frente a modelos de impresión convencional.

Este enfoque diferenciado —eliminar donde es posible, optimizar donde la regulación aún exige el papel— es lo que distingue a una estrategia de MPS madura de un simple recorte de gasto: requiere entender el marco legal y operativo de cada proceso antes de decidir qué camino seguir.

Casos que respaldan estos resultados

Estos resultados no son teóricos. INTERLACE gestiona hoy la plataforma de impresión de organizaciones con operación nacional de gran escala, donde el volumen de documentos gestionados exige una infraestructura de MPS madura y con visibilidad total sobre cada punto de la red.

La diferencia de escala entre ambos casos —de cientos a más de mil sucursales— es justamente lo que demuestra la naturaleza del servicio: un modelo de MPS bien diseñado no depende del tamaño de la operación para funcionar, sino de que exista una arquitectura de gestión, monitoreo y soporte capaz de escalar con la organización. Gestionar casi 29 millones de documentos mensuales a nivel nacional requiere el mismo nivel de disciplina operativa que administrar una red regional de 100 puntos de venta —lo que cambia es la magnitud, no la metodología.

Reflexión final

Los Servicios Administrados de Impresión han dejado de ser una decisión de infraestructura para convertirse en una decisión de datos. La organización que hoy entiende su entorno de impresión y escaneo como una fuente de información estructurada —y no solo como un costo operativo a controlar— tiene la base para avanzar hacia la automatización inteligente, la reducción real de su huella documental, y el cumplimiento normativo sin fricciones.

El camino no es genérico: como hemos visto a lo largo de este análisis, cada organización tiene procesos, marcos regulatorios y niveles de madurez distintos. La pregunta relevante no es si conviene modernizar el entorno de impresión, sino por dónde empezar dentro de la operación específica de cada empresa.

Si quieres identificar en qué procesos de tu organización existe oportunidad real de reducción de papel, automatización o mejor trazabilidad de la información, en INTERLACE podemos ayudarte a mapearlo.

Referencias

Todas las fuentes citadas están enlazadas en su primera mención dentro del texto. Se listan a continuación como referencia consolidada:

• IDC — datos de mercado MPS México y mundial (2011–2025)
• Research and Markets — proyección de mercado MPS México 2025–2034
• ONU — UN E-Government Survey 2024 (Índice EGDI)
• ituser.es — Tendencias de la industria de la impresión 2025
• eSemanal — Digitalización y sostenibilidad en el mercado MPS México
• Chaindoc — Firma autógrafa: qué es y cuándo es obligatoria
• Microsoft — Intelligent Document Processing
• IBM — Integración CRM-ERP con IA
• HP — Smart Device Services (white paper técnico)
• Código Fiscal de la Federación y Código de Comercio (México) — plazos de resguardo documental
• LinkedIn — Pamela González de la Garza